Закрытие смен

После отработки смены сотрудником директор магазина обязан проверить и согласовать отработанное время, опираясь на следующий алгоритм.

Алгоритм закрытия смен:

  1. В соответствии с инструкциями по организации рабочего процесса сотрудник обязан при выходе на смену отмечать в телеграм-боте время выхода на смену и также время закрытия смены. Существуют ограничения по отправке подтверждений, которых сотрудник должен придерживаться, это не позже чем 10 минут до начала смены и не позже 15 минут после окончания смены. Указанное время отображается на портале "Вотоня" в графике смен данного сотрудника или должности в определённом магазине в ячейке, отображающей отработанную смену. Отображение происходит следующим образом: image.png Время работы, которое было указано лично сотрудником через телеграм-бот, отражается в ячейке смены по ФИО сотрудника с пометкой заглавной буквой Ф (факт). Время смены, которое было определено директором магазина при создании смены, отображается с пометкой заглавной буквой П (план). Если сотрудник некорректно отметил время в телеграм-боте, то одно из значений в строке фактическое время (Ф) будет иметь значение null.
  2. Если фактическое время (Ф), которое указал непосредственно сотрудник соответствует ограничениям, то смене присваивается статус "Закрыта работником". Позже в 23:58 смена будет автоматически согласована и закрыта, и директору не требуется согласовывать время. Смене будет присвоен статус "Закрыта руководителем". Обращаясь одним щелчком мыши к смене, подлежащей закрытию, отображается форма "Информация о смене" следующего вида:
    3. image.png image.png
  3. Если фактическое время (Ф) не указано по какой-либо причине или указано некорректно, то директор магазина обязан согласовать отработанную смену самостоятельно. В 23:58 смены, в которых не было указано фактическое отработанное время, со статусами "В процессе выполнения", "Назначен исполнитель" переходят в статус "Требует согласования". Соответственно необходимо обратиться к смене подлежащие закрытию со статусом "Требуют согласования" (п. 12) одним щелчком мыши, отобразиться форма "Информация о смене" следующего вида: image.png Необходимо обратиться к функции "Согласовать отработанное время" (п. 13), что откроет форму "Оценки работы сотрудника и указания времени, которое он отработал". Для заполнения представлены следующие поля:
    • "Оценка работы" (п. 14 и п. 14*, 14**) - назначение оценки качества работы сотрудника на смене;
    • "Отработанное время" (п.15 и п.15*) - ручной ввод или выбор из выпадающего списка - определение временного периода работы сотрудника по мнению директора;
    • "Комментарий по отработанному времени" - ручной ввод - указание важной по мнению директора информации о том, как сотрудник отработал смен. После заполнения необходимых полей формы, станет активной функция "Согласовать" (п. 16 и п. 16*).
    image.png
  4. После согласования формы учета времени, статус смены изменится на "Закрыта руководителем" (п. 12*)

Алгоритм назначения неявки сотрудника:

Если сотрудник не вышел на смену, директор магазина обязан указать это в форме "Информация о смене". Обращаясь к функции "Сотрудник не вышел" (п. 17), открывается дополнительная форма, в которой необходимо указать причину невыхода сотрудника, выбрав из выпадающего списка (п. 18). После указания причины неявки становится активна функция "Применить изменения" (п. 19 и 19*).

image.png

Обращение одним щелчком мыши к функции "Применить изменения" (п. 19*) позволяет сохранить внесенные изменения и изменить статус смены на "Неявка" (п. 12**). Обращаясь к функции "События смены" (п. 20) отображается история действий, производимых со сменой со стороны директора магазина, изменение статуса смены зарегистрировано как "Отменена пользователем Директор изменил статус".

image.png
Примечание: Функция "Заменить (админ)" - активна в сменах, которые закрыты и согласованы, а также которые требуют согласования. Данная функция доступна только администраторам системы и региональным директорам для того, чтобы исправлять ошибки по выходам на смены.

Алгоритм отмены смены:

Примечание: Отмене подлежат только смены будущих периодов: назначенные на определенного штатного сотрудника, свободные смены.

  1. Обратившись одним щелчком мыши к смене, которая требует отмены, отображается форма "Информация о смене".
  2. Необходимо обратиться одним щелчком мыши к функции "Отменить смену" (п. 21), далее отобразиться форма, позволяющая выбрать причину отмены смены из выпадающего списка (п.22). После выбора определенной причины станет активна функция "Отменить смену" (п. 23 и п. 23*). image.png Обращение одним щелчком мыши к функции "Отменить смену" (п. 23*) позволяет сохранить внесенные изменения и изменить статус смены на "По графику требуется, но отменена директором" - кратко "Отменена" (п. 12**)
    3. image.png