Планирование свободных смен

При возникновении ситуаций, когда штатный сотрудник не может быть назначен на исполнение составленного графика смен, а именно:

• наличие открытой вакансии на выбранную должность в определенном магазине;
• дополнительная штатная единица (неполная ставка без оформления сотрудника в штата);
• отпуск сотрудника;
• временная нетрудоспособность необходимо сформировать свободных смен может возникнуть по ряду причин.

Необходимо перевести созданные смены в графики в категорию доступную для всех сотрудников сети, а именно создать свободные смены. Существует два варианта переведения смен в категорию свободные смены, в зависимости от количества смен:

Переведение всего графика смен в категорию "Свободные смены"

Смены, составленные по графику определенного сотрудника, переводятся в свободные смены в связи:

• произошло увольнение сотрудника, и есть открытая вакансия на данную должность;
• дополнительная штатная единица (неполная ставка без оформления сотрудника в штат)

Алгоритм формирования свободных смен на основе всего графика:

1. Выбрать график должности, по которой необходимо назначить исполнителя. График должен выглядеть следующим образом:


Ячейки таблицы содержат в себе значения "Нет исполнителя", что предполагает под собой необходимость назначения определенного сотрудника данной должности на время определённое внесенным графиком. Для назначения определённого сотрудника необходимо обратиться к дополнительным функциям, доступным через кнопку с тремя точками. Отображается дополнительное меню:


• Функции "Назначить смены" позволяет назначить определённого штатного сотрудника на время работы определенное выбранным графиком.
2. Обратиться к функции "Назначить смену" (п. 4):
• В открывшейся форме "Форма автоназначения смен" последовательно заполнить все пункты
• "Создать смены с (начало периода)"/"Создать смены по (окончание периода)" - ручной ввод даты в формате "дд.мм.гггг" или выбор в образе календаря - назначение периода работы определенного сотрудника;
• "Сотрудник" - ручной ввод или выбор из выпадающего списка - выбор сотрудника для назначения на смены по данной должности;
• "Причина публикации" - выбор из выпадающего списка - выбор причины, по которой график будет переведен в категорию "Свободные смены"
• "Изменить время начала смены"/"Изменить время окончания смены" - ручной ввод в формате "чч:мм" или выбор из выпадающего списка - назначение временного промежутка, в который сотрудник будет выходить на смены: полный день (с 09.00 до 21:00), утро (с 09:00 по 15:00), вечер (с 15:00 по 21:00).
• После заполнения станет активной функция "Назначить смены" (п. 5). Обращение к ней одним щелчком мыши позволит внести закрепить в графике смены за определенным сотрудником.

3. График с назначенными сменами отображается в рабочем поле следующим образом:

Ячейки таблицы содержат в себе значения "Свободная смена" на голубом фоне, белым шрифтом, это указывает на то, что смена свободна и отклики от сотрудников по ней отсутствуют.

При обращении к одной из измененных смен форма "Информация о смене" примет следующий вид:

Доступными функциями останутся "Отменить смену", "Добавить комментарий", "События смены". При обращении к функции "События смены" отобразится, что данная смена была представлена для отклика для всех сотрудников. ("Директор опубликовал для мобильных").

Посменное переведение графика смен в категорию "Свободные смены"

Смены, составленные по графику определенного сотрудника, переводятся в свободные смены в связи:

• отпуск;
• временная нетрудоспособность.

Алгоритм формирования свободных смен на основе выбранной смены:

1. Поочередно выбрать смены в графике, по которым необходимо переназначить исполнителя. Ячейки таблицы должны содержать в себе значения "ФИО сотрудника" на зеленом фоне, белым шрифтом, это указывает на то, что смена запланирована и назначен исполнитель из штата магазина.

2. Обратившись одним щелчком мыши к выбранной смене появляется форма "Информация о смене". Необходимо обратиться к функции "Опубликовать свободную смену" (п. 6) после чего отобразиться дополнительная форма, которая включает в себя следующие пункты:
• "Укажите причину публикации" - выпадающий список - назначение причины, по которой назначенный ранее штатный сотрудник не может отработать смену;
• "Изменить запланированное время" - ручной ввод в формате "чч:мм" или выбор из выпадающего списка - назначение временного промежутка, на который будет определена свободная смена (время может отличаться от ранее указанного в графике должности)
3. После заполнения всех полей формы станет активной функция "Опубликовать смену" (п. 7). Обращение к ней одним щелчком мыши изменит статус смены и опубликует ее для отклика сотрудников сети.

4. График с посменно назначенными свободными сменами выглядит таким образом:


Ячейки графы содержат в себе значения двух видом: "ФИО сотрудника" на зеленом фоне, белым шрифтом, это указывает на то, что смена запланирована и назначен исполнитель из штата магазина и "Свободная смена" на голубом фоне, белым шрифтом, это указывает на то, что смена свободна и отклики от сотрудников по ней отсутствуют.

5. При обращении к одной из измененных смен форма "Информация о смене" принимает такой же вид как в примере выше.